Nota publicada Edición Impresa "Febrero 2018"
Lechería

Sistema de auditoría, herramienta vital para el tambo

Conocer la situación real de la empresa debe convertirse en el principal desafío del productor, que deberá confiar en su equipo de trabajo para obtener los resultados deseados. Pasos a seguir para alcanzar el éxito.

Por Daniel Manelli y Alejandro Centeno
Ings. Agrs. de INTA AER San Francisco

El verdadero problema del tambo argentino es la escasa información interna utilizada en el proceso de toma de decisiones. Dicho de otra forma, existe un conocimiento parcial sobre la situación de la empresa, tanto de lo productivo como lo económico. Si no conocemos como está la empresa, difícilmente podremos implementar medidas para mejorar su situación. Recordemos que, para obtener resultados distintos, debemos hacer las cosas de otra manera y ese es el punto que a muchos les cuesta. Es necesaria la humildad para reconocer que estábamos equivocados y la valentía para encarar un proceso de mejora. 
Cambiar no es fácil. Por suerte existen muchos productores, de diferentes escalas productivas, que se dieron cuenta y están haciendo algo diferente; obtienen mejores resultados y posicionan su empresa con otros niveles de eficiencia y rentabilidad. En definitiva, están haciendo lo necesario, lo que hay que hacer. 
En este sentido aparece una herramienta que le permitirá conocer al productor la situación real de su empresa y le posibilitará proyectar el camino a seguir: la auditoría. Existe un preconcepto de que solo sirve para "retar" a un empleado o "reprobar" actividades que realiza un operario. El verdadero objetivo de la auditoría es poder contar con un sistema que analice, mediante indicadores, los procesos en cada área de la explotación con la finalidad de poder corregirlos a tiempo y evitar la pérdida de eficiencia que todo esto provoca. 
El sistema de auditoría no se plantea como un trabajo puntual en la empresa sino como una forma de trabajo. Es el resultado de una evaluación y corrección de acciones en forma permanente. De esta manera su implementación termina siendo uno de los pilares del trabajo en equipo. Nuestra experiencia nos indica que, para implementarla y para que tenga éxito, es necesario un productor-empresario que esté convencido de la necesidad de usarla, que esta idea sea participada a todos los integrantes de la empresa (productor/es, asesores y operarios) y finalmente que, durante todo el proceso, se promueva el aporte responsable de todos los integrantes del equipo. 

Pasos a seguir
El desarrollo de la auditoría implica una secuencia de pasos a seguir que son los que permiten ordenar y secuenciar el proceso. 
DETERMINAR LAS ÁREAS EN EL SISTEMA DE PRODUCCIÓN. Dentro de la explotación lechera hay numerosas áreas cada una con una serie de procesos específicos que, en muchos casos, son comunes a todas las explotaciones y tienen algunas modificaciones dependiendo del sistema de producción elegido. Más allá del sistema, es importante determinar cuáles son los procesos que vamos a auditar dentro de cada área, a modo de ejemplo, se proponen las siguientes: producción de alimentos; alimentación y nutrición; rutina de ordeño; reproducción y crianza; resultado económico y financiero. 
DESCRIBIR EL PROCESO Y ESTABLECER OBJETIVOS. Implica desarrollar un protocolo de manera tal que cualquier integrante del equipo de trabajo pueda desarrollar la tarea sin modificar la rutina, es decir, permite estandarizar la tarea. La descripción debe contener hasta el mínimo detalle ya que será un material de consulta permanente para todo el personal. Para cada área se deberán definir objetivos que esperamos conseguir. Hay que tener en cuenta que suceden situaciones que producen desvíos y los resultados logrados difieren de los esperados. Es en ese momento donde se detecta un problema y su magnitud estará en función de la magnitud del desvío. Deberemos estar atentos y actuar en consecuencia es la base de un proceso de mejora continua. 
DETERMINAR INDICADORES. Un indicador es un valor numérico que permite evaluar el desempeño de un proceso dentro de cada área. Es necesario que sean concretos, fáciles de interpretar y representativos de la evolución de la actividad. 
LOS REGISTROS. Son necesarios para ordenar el relevamiento de datos, siendo éste el primer paso para el análisis, la construcción de los indicadores y la toma de decisiones. 
CONTROL DE INDICADORES. El monitoreo de los resultados obtenidos a partir de los indicadores y su comparación con los objetivos planteados en cada una de las áreas, nos permitirá identificar desvíos y de acuerdo a su magnitud, actuar en consecuencia. 
DEFINIR PAUTAS PARA CORREGIR DESVÍOS. Mediante el análisis de los resultados y la discusión entre todo el equipo de trabajo (productor, asesor, operarios) se deben generar las acciones que modifiquen los resultados obtenidos. Es importante realizarlo dentro del equipo porque habrá acciones que dependen del proceso, de inversiones, de cambios en el sistema, etc. La participación del equipo de trabajo es uno de los pilares para lograr el compromiso de todos los integrantes. 
La evolución de la tecnología y los procesos posibilitaron incrementar los niveles de producción y facturación, a tal punto que en la actualidad muchas explotaciones lecheras tienen un nivel de facturación similar o superior a muchas empresas locales. Esto obliga a que deba modificarse la forma de dirigir la empresa lechera y por esta razón, disponer de un sistema rápido de monitoreo a través de indicadores que permitan realizar las correcciones necesarias en tiempo y forma, se vuelve uno de los puntos clave para alcanzar el éxito. 

Fuente: Nuestro Agro

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